仕事の効率化について フォルダの整理
大型連休、いかがお過ごしですか？？ 個人事業はついつい仕事をしてしまいます。だから「常に時間に追われている」感が消えない。どこかで改善せねば！！ この連休中、やっとフォルダの整理ができました。
同業で取り入れる要素がにているということで、税理士の木村先生、井ノ上先生の本から参考にさせていただいています。 画像は、整理した私のデスクトップです♪
・木村聡子先生 → あなたの1日は27時間になる
沢山の時間短縮する術が詰まっていて、私の背中を押してくれた大切な1冊です。時間の使い方だけでなく、忘れていた大事な何かを思い出させていただいたようで、できることから取り組んでます。この本を読んで以来、少しづつですが時間が取れるようになりました。
さて、私たちは仕事中、探し物している時間が多いということが書いてありました。 そういえば、、、、PCからデータを探すのに時間を掛けていることありませんか？ そこから、フォルダ整理への重い腰をあげました。
・井ノ上陽一先生 → ひとり税理士の仕事術
パソコンやIT、エクセルを使って仕事をする！ということでは、信頼と実績の井ノ上さん。ブログ術もすばらしいスキルの持ち主です。 井ノ上さんは、フォルダを作らず、ファイルも増えないように＆減らすよう技を使い、検索でファイルを探します。
この本には、フォルダ作成等については書いてないので続編に期待しています♪細かい技は、ブログにかかれてらっしゃいます。
・フォルダ、ファイルの整理
私、、、ファイル・フォルダの活用については、お２人の真似をしようとして挫折しました。
やっぱり、フォルダはあった方が自分に合っていて、ファイル名のつけたかも細かくつけれる性分ではないので、まずはフォルダに統一ルールを作成して、あとは既存のファイルを突っ込むことをやりました。フォルダは、
・1 保存
・2 納付書、調書など
・3 1期 H25.3
・3 2期 H26.3
・4 申告書
・5 人事関連 としてみました。
1、２，３と番号を振るのは、フォルダ内で順番を整えたかったからです。
「保存」には、登記簿や定款、契約書ファイルなどをいれました。
「納付書、調書」には、納付書や調書、償却資産税のPDFなどを。
「3・・・」では、月次のデータファイルを入れたいので、期ごとに作成して収納しました。
「申告書」には、申告書のデータを入れます。
「人事関連」には、労働保険、社会保険、給与計算の参考・源泉徴収票のデータをいれました。
年号ごとに並ぶように、ファイル名では、H28.3などと入れて保存しました。
ファイルとフォルダの整理は、5.6年まえからｗ ずーーーとやりたかったことだったので、やっとできた！！ってことで充実感いっぱいです♪
開業当時は、なんでも保存しておこう！的でもあり、紙でも保管していたので、今年はやっとその整理が取り組めそうです！
◆◇今日のつぶやき◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇
フォルダを整理したことで、過去の紙資料もPDF化していこうと考えています。完全ペーパーレス事務所は実現できないとしても、目標としている状態になればいいなぁ♪
