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仕事の効率化について フォルダの整理

投稿日:2016年5月4日 更新日:

 

大型連休、いかがお過ごしですか?? 個人事業はついつい仕事をしてしまいます。だから「常に時間に追われている」感が消えない。どこかで改善せねば!! この連休中、やっとフォルダの整理ができました。

同業で取り入れる要素がにているということで、税理士の木村先生、井ノ上先生の本から参考にさせていただいています。  画像は、整理した私のデスクトップです♪

 

・木村聡子先生 → あなたの1日は27時間になる

沢山の時間短縮する術が詰まっていて、私の背中を押してくれた大切な1冊です。時間の使い方だけでなく、忘れていた大事な何かを思い出させていただいたようで、できることから取り組んでます。この本を読んで以来、少しづつですが時間が取れるようになりました。

さて、私たちは仕事中、探し物している時間が多いということが書いてありました。 そういえば、、、、PCからデータを探すのに時間を掛けていることありませんか? そこから、フォルダ整理への重い腰をあげました。

 

・井ノ上陽一先生 → ひとり税理士の仕事術

パソコンやIT、エクセルを使って仕事をする!ということでは、信頼と実績の井ノ上さん。ブログ術もすばらしいスキルの持ち主です。 井ノ上さんは、フォルダを作らず、ファイルも増えないように&減らすよう技を使い、検索でファイルを探します。

この本には、フォルダ作成等については書いてないので続編に期待しています♪細かい技は、ブログにかかれてらっしゃいます。

 

 

・フォルダ、ファイルの整理

私、、、ファイル・フォルダの活用については、お2人の真似をしようとして挫折しました。
やっぱり、フォルダはあった方が自分に合っていて、ファイル名のつけたかも細かくつけれる性分ではないので、まずはフォルダに統一ルールを作成して、あとは既存のファイルを突っ込むことをやりました。フォルダは、

・1 保存
・2 納付書、調書など
・3 1期 H25.3
・3 2期 H26.3
・4 申告書
・5 人事関連   としてみました。

1、2,3と番号を振るのは、フォルダ内で順番を整えたかったからです。

「保存」には、登記簿や定款、契約書ファイルなどをいれました。
「納付書、調書」には、納付書や調書、償却資産税のPDFなどを。
「3・・・」では、月次のデータファイルを入れたいので、期ごとに作成して収納しました。
「申告書」には、申告書のデータを入れます。
「人事関連」には、労働保険、社会保険、給与計算の参考・源泉徴収票のデータをいれました。

年号ごとに並ぶように、ファイル名では、H28.3などと入れて保存しました。

ファイルとフォルダの整理は、5.6年まえからw ずーーーとやりたかったことだったので、やっとできた!!ってことで充実感いっぱいです♪

開業当時は、なんでも保存しておこう!的でもあり、紙でも保管していたので、今年はやっとその整理が取り組めそうです!

 


◆◇今日のつぶやき◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇
フォルダを整理したことで、過去の紙資料もPDF化していこうと考えています。完全ペーパーレス事務所は実現できないとしても、目標としている状態になればいいなぁ♪

 

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