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電子帳簿保存法の改正 2022年1月~「電子取引」への対応

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2022年1月1日以降の「電子取引」、

すべての事業者において保存方法が変わります。

 

電子帳簿保存法には、保存の区分が

「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」と大きく3つに分かれています

(法律が読みにくい・・)

このうち、「電子取引」がすべての事業者に影響がでる項目です

 

・電子取引とは

取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など。

これらを、電子メールにより取引情報をやりとりする、とか

インターネット上のサイトから、ダウンロードするとかです。

分かりやすいのは、

電子メールに添付されたPDF請求書や

メルカリで購入した時の購入画面のスクショ、

携帯電話料金など、会員サイトにログインして利用明細を入手する、

こんな取引を「電子取引」といいます。

 

・何が変わるの?

今まではすべての取引、紙に出力して保存することが義務だったのですが、

データはデータのまま保存する、という事に大きく変更になりました。

・紙で受け取ったものは引き続き紙のままの保存

・データはデータで保存

よって、税務調査の時には、紙とデータ2つを確認されるようになります。

※この際、紙で受け取ったものをスキャンして一緒に保存したら廃棄できるのでは?

と考える方→「スキャナ保存」の要件を満たさないとダメです。

そうすると、タイムスタンプが必要になります。

タイムスタンプは、1枚約10円とまだ高額なので、

しばらくは、電子データと紙の両方の保存が現実的ではないでしょうか。

 

・保存条件が面倒

保存しておくだけなら良いのですが、

税務調査の際に、

・検索ができるように

・訂正削除改ざんができないようにする

・訂正削除をわかるようにしておく

など、要件が加えられています。

そのために、以下のような事務処理規定を設けることが必要です。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

 

・検索要件に備える

次は「検索要件」。

これに対応するのが 面倒 厳しい。

税務調査で、この請求書が見たいと言われた時に

検索して出てくるようにします。

検索できるように、

大文字・小文字は必ず統一しましょう!

具体的には、

「取引年月日」「取引金額」「取引先」をファイル名にするか

例:
20220131 株式会社〇〇 110,000.pdf
20220131 ◆◆株式会社  50,000.pdf

以下のように別ファイルで管理するかになります。

 

私個人的には、ファイル名を長くするよりは一覧表管理にしようと思ってます。

 

・保存先

パソコン内のハードディスクのほか

コンパクトディスク、DVD、磁気テープ。

クラウド(ストレージ)サービスでもOKです。

例えば、box、ドロップボックス、GoogleDrive、OneDriveなどですね。

 

・違反した場合は?

今までのように、「保存書類がなにもない」に準じた対応になるかと考えられます。

青色申告の取消や、推計課税(売上、経費を税務署側で計算され税金が確定する)

になるのでしょう。

 

・まとめ

2021年年末の改正案にのり、2022年1月からっていうスピード改正の内容。

現場も困ってますし、、

各ベンダーさんも開発を急いでいる様子。

弥生会計さん、マネーフォワードクラウド会計さん、

仕訳にファイル添付できるように

仕様をかえている段階だと思いますがちょっと様子見。

先日、業務効率化展@幕張メッセに行ったのですが、

画面見せて案内している企業さんはなかったナ

 

【参考】証憑添付機能の使い方

証憑添付機能の使い方

まずはファイル名を統一するか、一覧表管理をできるように準備しておく感じですかね~

 

 

 

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