メールの書き方 新常識をさがす

仕事において、メールはなくてはならないもの。
メールを読んで、書いて、読んで、書いて・・・

業務の効率化!ってことで、最近ではLINEやチャットワークがメールの変わりになる会社もあります。

ここ数年、メールとの付き合い方に、疑問があったのもあり、
偶然見つけたこの本を手にして、再度「メールの使い方・書き方」を考えてみました。

 

・私のメール人生

ここで、私のメールと仕事をご紹介。

世の中、2000年問題とか言い始めた数年前、税理士事務所の時に個人アドレスをもらいました。

1回目のメール作法の機会、その後、ソフトバンクグループに入り、本格的にエクセルやメールを仕事で使うようになったときです。
沢山のメールを受け取る中で、見よう見まねでメール作法を覚えてきました。

2回目は、外国人とメールしたとき。

3回目は、独立をしてから。特にTAXMLというグループに入ったときに、メールについて約束がありました。
忙しい人同士が、仕事でメールをするのだから、
見やすいように、定型にすること、ツリーで読めるようにスレッドを切らさない、引用は長くしないなど。

ここでは目からうろこでした!

私は、忙しい経営者さんとメールをするので、
読んでもらえるように、理解してもらえるように、返信しやすいようにと試行錯誤を続けています。

 

・気をつけている書き方のポイント

昔になにかで読んだメール作法。「1メール 1要件」

私自身、同じ方からでも、この件は終了、この件は未解決、、、と受信ボックスからフォルダに入れているので、
1件につき1要件で書くように心がけています。

その中で、箇条書きのように、見やすさを考えながら書いています。

本の中でも、大事なのは
文章力ではなく「ビジュアル」とかいてました。

メールの読みにくさは、理解度に影響する とあり、そうだな。。。と納得!思いました。

 

・即レスはいいのか

私が心がけているのは、個人事業なので、会社員の方とは違うのかもしれませんが、休日でもメールをチェックできる環境を作ることです。

ブログもかいてて、ITを活用しているのなら、そのくらいはすべきだと思っています。
だからと行って、休日に即レスするのも、違うと感じてます。

メールの内容をみて、送信者が安心できるようなものなら、短くても返信するのが良いのではないでしょうか?

 

・メールが早い=仕事がはやい ではない・・・!?

きっと多くの方が、

メールの処理がはやい→他の業務に時間がさける→仕事がはかどる

と思っているかもしれませんが、本書では、そんな単純な話ではないと書いています。

総合的な「メール業務」がうまく行くと、仕事もうまく行く・・・・という相関図らしいです。
その細かいポイントが書いてありましたので、気になる方は読んでみるといいですね。

 

・本の感想は?

この本を読んで、

メールの書き方って、人それぞれだけに、単語登録やテンプレート含め、社内でルール化する余地があるのかもしれませんね。

メールが苦手な方もいれば、
自作サーバを作るほど詳しい方もいます。

たとえば、一般的なメールのルール・マナーを共有することはあっても
メールの定型、署名などは、個人ごとだったりしませんかね??

会社内で、「どうやってかこうか~~」と悩んでいるスタッフがいると思うので、
書き方の統一で、効率化もできるのでは?と思いました。

 

◆◇今日のつぶやき◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇
実際にはどんなメールの形式でも、一生懸命に書いてくださったメールって伝わります。

過去に、営業のフォローメールが届いたのですが、すばらしくて、つい返事してしまいました(笑)

最初は「手紙」が電子化したような位置にいましたが、メールもコミュニケーションや
目的を達成するためのツールになったので、この時期に向き合えてよかったです!!

 

お知らせ
↓記事を書いたヒト↓ 益田あゆみ(ますだあゆみ) 通称“セラピスト税理士”  高卒。日本で1番最初に、メンタルサポートを業界に取り入れたことで、特に女性起業家から安心感と共感を呼び、独自に発行した小冊子は1,000人以上の手に渡っています。 小冊子はページ下よりダウンロードできます。

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